Het perfecte feest organiseren?

Hoe kan jij het perfecte feest organiseren?

Bij het woord feest denkt men al snel aan lekker eten, dansen en een unieke feestzaal. Zo zijn het eten, muziek en de locatie doorslaggevend voor de beleving van een feest. Hierbij wordt vaak gedacht dat het ideale feest een fortuin moet kosten.

Maar kan je een feest organiseren zonder een fortuin ervoor te moeten betalen en waarbij moet je dan aan denken? Het korte antwoord is: ja het is mogelijk. Een feest hoeft niet het duurste van het duurste te zijn voor een goede ervaring van u en de gasten. Echter, zijn er wel een aantal zaken waarbij zeker aan gedacht moet worden. In dit artikel zal ik dieper ingaan wat de ideale voorbereiding is voor een feest en wat belangrijk is voor de perfecte voorbereiding en organisatie van een feest.

Gelegenheid

Allereerst het type gelegenheid. Wat voor een feest wilt u geven? Is het een verjaardagsfeest of is het een huwelijk? Het belangrijkste hierbij is de aanpak van een feest. Een reünie is natuurlijk heel anders dan een doorsnee bruiloft of verjaardag.

Datum en tijd?

Het vaststellen van de ideale datum is afhankelijk van het type gelegenheid en hoeveel speling er mogelijk is. Heb je een specifieke datum in gedachte omdat het een speciale betekenis heeft?
Indien je meer speling hebt, denk dan na over een datum en tijd waarop de meeste gasten ook aanwezig kunnen zijn. Wanneer je bijvoorbeeld een receptie plant, houd dan rekening dat op doordeweekse dagen dit lastig kan zijn om bij te wonen voor gasten door hun werk. Hetzelfde geldt voor het tijdstip voor een kinderfeestje is een avond laat in de avond niet bepaald aan te raden.
De tip die wij altijd geven is om een standaard feest rond de zes uren te houden achtereenvolgens te houden, denk hierbij aan verjaardagen en recepties. Niet alle gasten kunnen vanaf het begin aanwezig zijn. Bijvoorbeeld 19:00 tot 01:00. Houd rekening met verlenging, indien je het feesten graag wilt doorzetten.

Budget en begroting

Het budget en begroting kan voor velen een hekelpunt zijn. Als u niet een groot budget hebt, kunt u erover nadenken om minder mensen uit te nodigen of de decoratie sober te houden.Maar dan komt de echte vraag, wat bent u bereidt uit te geven?
Hierdoor is het belangrijk een begroting te maken. Als u namelijk een begroting heeft, kan u doelgericht zoeken naar hetgeen wat bij uw budget en begroting past. Let op: een begroting is belangrijk voor de beeldvorming. In de praktijk is het bijna onmogelijk om precies de begroting te volgen, maar het geeft wel een goed overzicht wat er verwacht kan worden.

Locatie

Een van de belangrijkste onderdelen van een feest, de locatie. Vaak wordt er op basis van het type feest gekozen voor een geschikte locatie. Bij The Vibe Partycenter is er het voordeel dat wij een multifunctionele partycenter zijn en daarom geschikt voor bijna elk type feest en/of evenementen.
Indien je kiest voor een buitenlocatie houdt dan rekening met slechtweer. Het is daarom handig om een plan b te hebben just in case :).

Bij het nemen van een locatie let dan niet alleen op de prijs, maar kijk vooral wat je ervoor terug krijgt. Betaal je voor de zaalhuur? Maar zitten daar ook de bekleding van tafels en stoelen erbij? En nog belangrijker let op de aanbetaling. Er kan niets vervelender zijn dan miscommunicatie. Zorg daarom altijd voor goede afspraken en zet dit ook zwart op wit om eventuele problemen te voorkomen.

Eventplanner

Als je de organisatie van een feest liever uit handen geeft, kijk dan naar de optie van een eventplanner. Bij onze zaal bieden wij daarom standaard een eventplanner bij het ontzorgpakket. Hierbij kan u ervoor zorgen dat u zo min mogelijk zorgen hoeft te maken op het feest zelf en de meeste zorgen uit handen genomen worden.

Gasten lijst

Om de gastenlijst samen te stellen houdt rekening met de leeftijd van de gasten. Mogen op het feest zowel kinderen als volwassenen aanwezig zijn?  Maak daarom voor het gemak een lijst met mensen die je zeker op je feest wilt hebben. En de mensen die je zeker niet op je feest wilt hebben. Vooral wanneer het niet alleen jouw feest is, maakt dit het duidelijk voor de ander.
Houdt ook rekening dat niet iedereen zal komen op het feest. Daarom kan het handig zijn om een reserve gastenlijst te maken. 

Draaiboek

Zorg altijd voor een draaiboek. Zo heb je een overzicht van het feest en weet je wat er verwacht kan worden op een avond. Ga bij het maken van een planning niet uit van een te strakke planning, maar houd rekening met speling. In de praktijk kan namelijk bijna niets precies op hetzelfde tijd gebeuren zoals gepland is, dus houdt daar rekening mee. Hierdoor kan je erop in spelen. Vergeet niet om het draaiboek te delen met de mensen die hier van af moeten weten. 

Bij het maken van een draaiboek houdt dan rekening met het volgende:
Snijden van de taart;
Uitdelen van hapjes;
Opening van de catering;
Openingsdans,
Toost,
Etc.

Thema en Dresscode

Ook kunt u ervoor kiezen om een thema te koppelen aan het feest. Dit kan door de decoratie, maar kan ook in combinatie met een dresscode. Hiermee kunt u de gasten aangeven wat wenselijk is wat betreft de kleding. Hierbij kan gedacht worden aan:

Black Tie: Voor de chique gelegenheden. Mannen: smoking met een vlinderdas en zwarte leren schoenen. Vrouwen: een lange avondjurk met hakken.
Summer Chique: Mannen: een nette pak met overhemd zonder das of strik. Vrouwen: een jurk of jumpsuits.
Tenue de Ville: Mannen: Een net pak met als kleuren donkerblauw of zwart. Voor de vrouwen een mantelpak.
White tie: Voor zeer chique gelegenheden. Hierbij dragen mannen een rokkostuum en de vrouwen een lange gala jurk.
Unique style: Hierbij kies je een kleur wat een speciale betekenis heeft. Hierbij kunnen de gasten zelf uitkiezen wat de gewenste kleur heeft: hun pak, das, jurk of misschien een speciale hoed. Zorg dat dit altijd duidelijk op de uitnodiging vermeld is.

Als je een thema in gedachte hebt, kijk dan ook naar een decorateur die je hierbij kan helpen. Hier komen wij later in dit artikel op terug.

Uitnodiging

Een uitnodiging kan je zo uniek maken als je wilt. Denk hierbij aan kleuren die heel erg bij u passen of bij de gelegenheid. Zo zijn er websites waarbij u zelf je designs kan maken of u kan dit uitbesteden aan professionals. Vaak is het handig om voordat je een grote lading aan uitnodigingen besteld of laat uit printen eerst één laat afdrukken als test-versie. Zorg dat in ieder geval op de uitnodiging het volgende vermeld is:

De Naam (of namen)
Het type gelegenheid;
Datum en tijd (begin en eindtijd);
Locatie;
Deadline voor het afmelden (RSVP);
Cadeautips;
Contactgegevens

Eventueel kan er ook vermelden worden:
Dresscode,
Een unieke tekst of quote;
Verstuur de uitnodigen altijd ruim van tevoren. Indien de uitnodigingen niet op tijd klaar zijn, bekijk de optie om een safe-the-date te versturen.

Catering en hapjes

Denk hierbij wat je de gasten wilt aanbieden. Wil je een volledige 3 gangenmenu aan bieden? Of enkel hapjes?
Catering is ook één van de dingen waar je niet op wilt bezuinigen. De catering kan doorslaggevend zijn op een feest. Zorg daarom dat je het eten geproefd hebt bij de cateraar, voordat je een grote bestelling doet. Verder is het belangrijk om bij de hoeveelheid porties die je afneemt niet alleen rekening houdt met het aantal gasten, maar ook met het entertainment. Je wilt natuurlijk niet dat je op het feest erachter komt dat je te weinig porties hebt besteld.

Bij hapjes kan gedacht worden aan Loempia, cake, etc. Een veel voorkomend concept is de sweettable. Dit is een hapjes tafel met vooral veel zoetigheden.

Drank

Bepaal voor een feest of je alcohol wilt hebben of enkel frisdrank. Probeer hierbij een inschatting te maken wat de drinkers zijn op een verjaardag. Heb je veel mensen die houden van sterke drank of bier? En zo ja, wat zijn typische dranken? Hierbij kan je een schatting maken. Liever frisdrank nog over houden dan op een feest erachter komen dat je te weinig hebt.

Entertainment

Bij entertainment moet je denken hoe je de gasten massaal kan vermaken. Vooral op feesten waarbij je graag de mensen aan het dansen krijgt is het van belang een entertainment te nemen die bij je gelegenheid past. Denk hierbij aan:

DJ’s & MC: Voor elke typengelegenheid. Het voordeel van een DJ is dat deze in kan spelen op het publiek door middel van wisselingen in muziek en zo jong en oud tegelijk kan vermaken. Ook kan je hierbij gemakkelijk aanvragen doen op het feest zelf.

Bandjes: Als je opzoek bent naar live-muziek, is een band een hele goede optie. Over het algemeen zijn bandjes genre gebonden. Let hierdoor goed op wat het genre is van een band, en wat je graag wilt hebben op uw feest.

Zangers of zangeressen: Vaak voor mensen die graag een speciaal nummer willen hebben, kunnen zij kiezen om in combinatie met een DJ of band ook apart een bepaalde zanger of zangeres in te schakelen. Dit kan gedaan worden voor een speciaal nummer, wat bijvoorbeeld jullie nummer is. Of voor een openingsdans.

Let op: Geef de entertainment tijdig aan wat voor soort nummers je graag wilt hebben en eventueel welke nummers je graag terug wilt horen op het feest.

Ben je opzoek naar iets unieks voor een feest of wil je graag iemand verrassen? Dan kan je denken aan de volgende dingen:
Brass- of tazzaband
Dansers of danseressen
Een spel voor de gasten, zoals een unieke quiz

Fotografie en videografie

De dag waarop je feest zal natuurlijk niet eentje zijn die je zomaar vergeet. Toch is het van belang om fotografen en videografen in te schakelen, die de belangrijkste momenten vast weten te leggen. Bespreek altijd vooraf (ook zwart op wit) wat u sowieso gefotografeerd wilt hebben om teleurstelling te voorkomen.

Bedankjes

Vooral wanneer je de gasten een kleinigheidje wil geven als herinnering voor jouw feest en tegelijkertijd bedanken kan een bedankje ideaal zijn.
Een veel gebruikt bedankje is snoep in verschillende kleuren in organza zakjes te zetten. Om het dan persoonlijk te maken kan u een kaartje met uw eigen naam erop zetten en de datum.

ENJOY

Misschien wel het belangrijkste, vergeet niet om te genieten op het feest!